Archivia, condividi, accedi facilmente ai documenti aziendali

Arxivar
gestione documentale

Una piattaforma modulare che permette la gestione delle informazioni aziendali. Potrai archiviare, condividere e rendere accessibili i documenti aziendali (fatture, LUL, buste paga, DDT) anche da dispositivi mobile, in maniera facile ed intuitiva.

Puoi connetterti ai tuoi documenti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Scegli tu come e quando accedere a tutte le informazioni aziendali di cui hai bisogno.

Con Arxivar hai a disposizione 3 differenti interfacce: Cliente, Web e Mobile, totalmente personalizzabili, e che si adattano al device utilizzato.

Perché ARXIVAR

elenco_puntato Completezza di soluzione (copre a 360° qualunque esigenza documentale)

 Modularità e scalabilità

 Semplicità d’uso

 Tecnologicamente all’avanguardia

 Estrema attenzione alla sicurezza dei dati e documenti

 Integrazioni con tutti i principali software di mercato

 Ottimo rapporto prezzo/prestazioni

 Notevole parco installato e referenze importanti

Scopri le caratteristiche di ARXIVAR

L’archiviazione dei documenti

elenco_puntato Permette di sostituire interamente l’archiviazione su cartelle condivise nell’azienda

elenco_puntato Integra tutte fonti documentali presenti in azienda

elenco_puntato Interfaccia di archiviazione intuitiva ed integrata con tutte le maschere di salvataggio nel mondo MS Windows

elenco_puntato Integrata con la totalità degli strumenti di posta elettronica e fax

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Gestione delle revisioni e Log

ARXivar garantisce l’integrità dei contenuti, un documento archiviato non è più modificabile, pur avendo la possibilità di registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico sempre consultabile.

Tutte le operazioni effettuate sono tracciate nel log di sistema

Il processo di registrazione abilita l’assegnazione, ad ogni documento, di un numero progressivo univoco, e l’ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni precedenti risiedono in un archivio storico sempre consultabile. Tutte le operazioni di consultazione, modifica, ecc. effettuate, vengono tracciate nel log della scheda documentale

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Annotazioni e allegati

La scheda documentale può essere arricchita con annotazioni personali o di gruppo e documenti allegati.

Le annotazioni sono legate alla revisione del documento archiviato, rese disponibili a tutti gli utenti, oppure protette, essere legate al documento nel suo ciclo di conservazione sostitutiva.

Anche gli allegati sono legati alla revisione del documento archiviato, resi disponibili a tutti gli utenti, protetti e riportati in conservazione sostitutiva così come allegati alle spedizioni operate in multicanalità

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Modelli

elenco_puntato Centralizzazione e gestione semplificata di tutti i modelli aziendali

elenco_puntato Accesso controllato alla compilazione e revisione dei modelli

elenco_puntato Compilazione guidata e archiviazione automatica

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Microsoft Office, OpenOffice, Adobe PDF: i documenti creati con questi strumenti possono diventare modelli a disposizione del personale aziendale in pochi minuti

I campi vengono compilati automaticamente a partire dai campi della scheda documentale

Il percorso operativo, autorizzativo o di completamento delle informazioni può essere inserito in un flusso

Ricerca

All’interno di ARXivar si possono effettuare ricerca dei documenti, su tutti i campi di profilo del documento, sulle note allegate ai documenti o su dati anagrafici del mittente o del destinatario.

elenco_puntato Ricerca su OGNI campo disponibile nella scheda documentale

elenco_puntato Ricerca sugli allegati e sulle annotazioni

elenco_puntato Ricerca all’interno dei volumi posti in conservazione sostitutiva

elenco_puntato Ricerca specifica per i dati di protocollo informatico

elenco_puntato Possibilità di aggregare tra loro con operatori logici più ricerche

elenco_puntato Personalizzazione della griglia dei risultati della ricerca

elenco_puntato Ordinamento e aggregazione multilivello dei dati

 

Tutti i documenti sottoposti a conservazione elettronica con IXC.E sono consultabili in qualsiasi momento dal portale dedicato.

Oltre alle Fatture elettroniche PA possono essere sottoposti a conservazione elettronica le fatture del ciclo attivo e passivo, i libri giornale e i registri iva.

 

La documentazione amministrativa deve essere gestita in modo tale da sgravare il personale di tutta una serie di operazioni ripetitive.

Archiviare i documenti amministrativi permette di accedere alle informazioni senza gravare sul personale amministrativo e attiva la conservazione sostitutiva attraverso il modulo appositamente studiato.

Archiviazione dei documenti attivi

I documenti passano in maniera del tutto automatica dal gestionale ERP  (tutti i più diffusi sono già stati integrati) ad ARXivar senza che l’operatore debba fare alcuna operazione.  

Al momento della STAMPA il documento viene archiviato automaticamente completo di tutte le chiavi di ricerca identificate e necessarie, pronto per un eventuale ciclo di conservazione sostitutiva.

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Archiviazione dei documenti passivi

Al momento della registrazione del documento nel sistema gestionale il connettore ARXivar è in grado di intercettare i dati di profilazione direttamente e produrre su di una stampante apposita una etichetta che riporta tutti di dati di contabilizzazione (nel caso delle fatture) affiancati ad un barcode. L’etichetta sostituisce interamente la timbratura e l’apposizione manuale dei dati di contabilizzazione. L’operatore applica l’etichetta sulla prima pagina del documento appena registrato ed è pronto per una nuova registrazione.

Terminate le operazioni di registrazione TUTTI i documenti possono essere scansiti MASSIVAMENTE in una unica operazione. ARXivar si preoccuperà di separare i documenti tra di loro ed associarli alla corretta registrazione.

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Anche in questo caso i metadati e l’immagine sono pronti e completi per un ciclo di conservazione sostitutiva.

etichetta

 

La conservazione elettronica a norma dei documenti è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo

L’archiviazione dei documenti e la loro dematerializzazione sono due attività diverse; la prima infatti comporta una serie di attività e di responsabilità che le aziende possono demandare ad un terzo attore, la seconda prevede che l’azienda assolva ad una serie di normative prima di eliminare il documento cartaceo, in modo da garantire la riproducibilità e l’unicità del documento come da originale..

L’archiviazione dei documenti in formato elettronico è perpetrabile purché siano garantiti i seguenti requisiti imprescindibili:

elenco_puntato Integrità

elenco_puntato Affidabilità

elenco_puntato Leggibilità

elenco_puntato Non modificabilità

elenco_puntato Autenticità dell’origine

elenco_puntato Reperibilità nel tempo dei dati

ARXivar fornisce una soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing che rispetta i parametri d’idoneità definiti dalla normativa.

Conservazione in House

Con la soluzione “ARXivar Conservazione in House” il cliente sceglie la procedura di conservazione elettronica internamente alla sua azienda.  

Conservazione in outsourcing

La soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, invece, offre al  cliente un servizio di conservazione a norma esterno all’azienda e accessibile tramite un portale web. Scegliendo questa soluzione il cliente demanda ad ARXivar tutti gli adempimenti della procedura di conservazione, ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale.

Processi Aziendali

ARXivar è lo stumento informatico che consente di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.

Vantaggi per l’utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni e per l’azienda che semplifica i flussi gestionali.

Vantaggi del Workflow

elenco_puntato Aumento di produttività e della velocità esecutiva

elenco_puntato Incremento delle performance

elenco_puntato Flessibilità del personale (nuovi assunti o cambi di personale si trovano guidati dalle attività da intraprendere)

elenco_puntato Rispetto delle procedure

elenco_puntato Riduzione degli errori procedurali ed operativi

elenco_puntato Ottimizzazione dei delle attività ripetitive

elenco_puntato Affinamento dei processi

elenco_puntato Monitoraggio e controllo

elenco_puntato Tracciature di tutte le eccezioni intraprese

elenco_puntato Stato di avanzamento di un processo

elenco_puntato Semplificazione dei processi

elenco_puntato Abbattimento dei tempi di esecuzione di un processo

elenco_puntato Minor costi e maggiore efficienza

 

 

 

 

Dal 31 marzo 2015 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane, il che signifoca che non potranno più essere inviate alla PA fatture cartacee ma solo in formato XMLPA.

Invoice Xchange (IX) è il servizio web per creare, trasformare, firmare, trasmettere e conservare, in house e in outsourcing, le fatture elettroniche dirette alla Pubblica Amministrazione.

Come funziona

Il Servizio Invoice Xchange (IX) è rilasciato in modalità WEB e permette al Cliente di accedere tramite il portale ai seguenti servizi:

elenco_puntato compilazione manuale delle fatture o trasformazione PDF>XML elenco_puntato firma qualificata elenco_puntato trasmissione di fatture elettroniche (FE) al SDI elenco_puntato ricezione messaggi e notifiche dal SDI elenco_puntato conservazione elettronica a norma della FE, in house o in outsourcing, (IXC.E).

TRASMISSIONE DELLA FATTURA E RICEZIONE DEI MESSAGGI DAL SDI

L’invio della fattura avviene tramite canale SDICOOP. A fronte della spedizione al SDI della FatturaPA, il servizio IX riceve dal SDI le ricevute o notifiche di ricezione della fattura e li allega alla fatturaPA trasmessa. Le fatture elettroniche, le ricevute e le notifiche provenienti dal SDI, sono ricercabili e consultabili in qualsiasi momento dal Portale Web IX, accessibili con apposita username e password.

CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA (IXC.E.)

IX di ARXivar dispone di uno specifico servizio per la conservazione elettronica delle FE. La normativa prevede che le fatture digitali siano sottoposte a conservazione elettronica tramite marcatura temporale e firma digitale. Grazie ad IXC.E. è possibile assicurare la conservazione a norma delle fatture sia in HOUSE che in OUTSOURCING. Tutti i documenti sottoposti a conservazione elettronica con IXC.E sono consultabili in qualsiasi momento dal portale dedicato. Oltre alle Fatture elettroniche PA possono essere sottoposti a conservazione elettronica le fatture del ciclo attivo e passivo, i libri giornale e i registri iva.

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I NOSTRI CLIENTI

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