ARXivar-gestione-digitale-note-spese (Small)

La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione

Cattura

  • Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
  • Acquisizione giustificativi via scanner

Estrazione dati

  • L’OCR riconosce la pezza giustificativa distinguendo scontrini, fatture, ricevute etc.
  • L’OCR estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa

Riconciliazione del report a quanto riconosciuto dall’OCR

Il sistema popola un report associando ogni scontrino alla riga corretta. Il report può essere firmato grafometricamente o in digitale.

Processo autorizzativo

I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR che verifica la corretta gestione delle note spese ed eventualmente può richiedere integrazioni o modifiche (es. in mancanza di uno scontrino o in presenza di una spesa non autorizzata)

  • Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione
  • Altri documenti all’ufficio HR o alla direzione

Conservazione a norma

È possibile sottoporre al processo di conservazione a norma tutti i documenti trattati, in house oppure in outsourcing.

Vantaggi

Lato utente

  • Procedura guidata e assistita (documentazione solo da confermare)
  • Documenti in digitale da subito
  • Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio

Lato HR

  • Il documento si muove in tempo reale
  • Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la documentazione
  • Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta

Se desiderate informazioni sul servizio e sulle innumerevoli possibilità offerte dalla piattaforma ARXIVAR, contattateci pure all’indirizzo : info@sphaerasoftware.it

Fonte:
www.arxivar.it

Share This